Importância de realizar o fechamento mensal de uma empresa.

Garantir a saúde financeira de sua empresa é um trabalho que exige a máxima integração entre seu departamento financeiro e seu contador. Eles são responsáveis pelo controle de todo o capital da empresa, saber sua origem e destino. Portanto uma ação primordial para qualquer empresa é seu fechamento mensal. Feito no início de cada mês, com informações do mês anterior, ele permite a análise de sua empresa e principalmente, a elaboração de uma estratégia de crescimento certeiro, além de prevenir problemas com o FISCO, identificando omissões e possíveis erros de forma periódica.

O processo de fechamento envolverá todos os setores de uma empresa. Ela consiste em reunir todos os dados fiscais gerados pelos setores e a partir desses dados, identificar gastos desnecessários ou possíveis gargalos com o objetivo de otimizar a performance do departamento e reduzir gastos.

De forma geral, o departamento financeiro funciona como um filtro, onde ele deverá reunir todos os documentos fiscais (como notas fiscais, comprovantes de pagamento e recebimento por exemplo) e encaminhar para o escritório de contabilidade, cabendo ao escritório de contabilidade, realizar o fechamento desses dados e reencaminhar para o
financeiro. Após o fechamento, o departamento financeiro junto com a diretoria da empresa, poderá realizar um planejamento estratégico de acordo com a saúde financeira da empresa.

Como realizar o fechamento mensal

Para fazer o fechamento correto de uma empresa é necessário considerar algumas categorias de documentos

como:

Movimentações trabalhistas
Movimentações fiscais
Movimentações contábeis
Controle de estoque

Movimentações trabalhistas

São todos os documentos relacionados ao trabalhador, como:

Contribuições: INSS, FGTS e contribuição sindical;
Recibos de pagamento: Salários, benefícios (vale transporte, vale alimentação), pagamento de férias, contratação de autônomos

Movimentações fiscais

Essa categoria reúne todos os documentos relacionados à fiscalização do governo que são:

Notas fiscais: São, basicamente, todas as notas fiscais que devem ser entregues ao contador, como notas de compra, de transporte;
Pagamentos de contas: energia elétrica e telefone por exemplo;
Arquivos digitais: as notas fiscais em formato XML, arquivos do SPED Fiscal e outros;
Comprovante dos pagamentos de impostos: DAS, DARF, GARE, GNRE, etc.

Movimentações contábeis

Todos os documentos que não se encaixam nas categorias anteriores, são computadas como movimentações contábeis.

Controle de estoque

É necessário ter o controle de estoque e manter o inventário atualizado, sendo uma obrigação legal. Essas informações são essenciais na apuração do custo da mercadoria vendida, ou seja, toda despesa relacionada à venda de um produto ou serviço.

Maiores erros no fechamento fiscal

1 Não acompanhar diariamente os lançamentos

É importante acompanhar diariamente os lançamentos para saber como a empresa está caminhando. Deixar tudo para o final impede planejamento e ações preventivas. Quanto maior o controle das finanças melhor será seu resultado.

2 Declarar valores inexistentes

Outro erro é considerar valores que não estão no caixa da empresa. É fundamental contar com a possível inadimplência dos clientes. Imprevistos acontecem e fazer despesas contando com um dinheiro que não possui pode gerar atrasos, pagamentos de juros, prejudicar o fechamento e muito mais.

3 Não identificar os lançamentos

Separe os lançamentos por categorias. Ex: entradas, despesas, gastos com manutenção, gastos com funcionários, etc… A organização ajuda a controlar seus gastos e permite visualizar quanto gastou em cada coisa. Desta forma fica mais fácil pensar em como e onde economizar. Além de facilitar o trabalho diário da empresa.

4 Não controlar estoque

Não saber com precisão o que a empresa possui em seu estoque prejudica seu fechamento. Sem esse controle você corre o risco de praticar preços errados dos produtos, o que poderá gerar prejuízos irrecuperáveis.

5 Informar dados erroneamente

Lançar dados imprecisos e fazer previsões e estimativas de lucros a partir deles trará grandes problemas para a empresa. Evite “mascarar” os valores e não crie expectativas. Faça registros corretos e acompanhe os dados diariamente.

6 Não investir em sua equipe

As informações mudam todo o tempo sendo essencial manter sua equipe motivada para estarem sempre atualizados. O fechamento contábil demanda tempo e principalmente conhecimento e atenção. Ter bons profissionais para a função faz toda a diferença nos resultados.

7 Não separar contas pessoais das empresariais

É essencial manter gastos pessoais e empresariais separados para que os gastos da empresa sejam calculados de forma segura. Qualquer gasto pessoal interfere diretamente nos relatórios e portanto nas estratégias e previsões futuras de sua empresa. Fique atento à disciplina, defina um pró-labore (salário do dono da empresa) e inclua esse valor como despesa mensal da empresa. Desta forma o empresário terá seu pró-labore para gastos pessoais e não correrá o risco de misturar despesas.

8 Não automatizar o processo

Hoje existem softwares, como o SAP, que ajudam a organizar o fluxo de caixa e seus dados contábeis de forma rápida e segura. Reduzindo o número de erros e principalmente o retrabalho.